こんにちは、ツボです。
みなさんは営業の活動報告どうしていますか。
うちの場合は、少し前まで毎日Slackに手打ちでした。営業メンバーが、その日どこに行って何を話したかを上層部やメンバーに共有するために、せっせと書き込んでいたんです。一件一件はそんなに時間のかかる作業でもないんですが、これが毎日となると、じわじわ効いてくる。
この記事では、その「報告のための手打ち」を丸ごとなくした話をします。営業活動の記録から中身を自動で抜き出して、AIに要約させて、毎朝Slackに投稿する。人が報告を書く手間をゼロにした仕組みです。同じように報告業務の手間で「なんとかならんかな」と思っている方の、ヒントになれば嬉しいです。
手打ち報告の何がしんどいか
営業メンバーは毎日、その日の活動内容を上層部やメンバーに共有していました。手段はSlack。訪問先、商談の中身、次にやること。それを一日の終わりに、自分で文章にして打ち込む、というのが日課だったわけです。
問題は、これが毎日だということ。
活動の記録そのものは営業支援システムにちゃんと残っているのに、共有のためだけに似たような内容をもう一度Slack用に書き起こさないといけない。しかも夜にまとめて書こうとすると、昼間の記憶なんて結構あやふやになっていて、「あれ、今日の午後どこ行ったっけ」と思い出しながら打つことになる。地味にしんどいし、うっかり書き忘れる日も出てきます。
記録はあるのに、それを「みんなに届く形」にする最後のひと手間だけが、なぜか人力で残っていた。ここをなんとかしたかったんです。
今はこうなっている
仕組みを入れたあと、どう変わったか。
営業活動の記録から中身を自動で抜き出して、AIがメンバーごとに読みやすく要約する。それが毎朝、Slackに投稿されます。
Slackに報告を手で打っている人は、もういません。営業が報告のために文章を書く手間は、きれいさっぱりゼロになりました。
どうやって作ったか
やっていることを分解すると、大きく3つです。技術の細かい名前より、「なんでそうしたか」を中心に書いていきます。
ひとつめ。営業支援システムに記録が入ったら、その内容をリアルタイムでSlackの受け取り用チャンネルに送ります。ここはシステム側の設定でできました。このとき、投稿の中に決まった「合図」をこっそり混ぜておいて、その合図が入った投稿だけを次のプログラムが拾うようにしています。全部の投稿に反応させると、関係ないものまで拾ってきてしまうので、目印をつけて選り分けているわけです。
ふたつめ。その投稿を受け取って、手元のデータベースに溜めていきます。ここは常駐する小さなプログラム（Python製）の担当です。で、これを動かしているのが、使わなくなって放置されていたPCだったりします。「わざわざサーバーを用意するのもなあ」と思っていたところ、ちょうど余っているPCがあったので、この子に受け取り役をやってもらうことにしました。記録がいつ飛んでくるか分からない以上、誰かが常に待ち構えていないといけないわけですが、その番人役としては十分すぎるくらい働いてくれています。
みっつめ。毎朝、そのデータベースから前日分の記録だけを取り出して、生成AIのAPIに渡します。指定した形に整えて要約させて、報告用のSlackチャンネルに投稿する。ちなみに取り出すときは、同じ場所・日・人の記録が複数あったら、いちばん新しいものだけを拾うようにしています。営業員が入力を間違えて投稿し直しても、ちゃんと直したほうだけが反映される、という寸法です。この一連の流れを、毎朝決まった時刻に自動で走らせています。
ちょっとした工夫ですが、記録をSlackに流して終わりにせず、いったん自分の手元にも溜めているのがポイントかなと思っています。こうしておくと、要約する以外の使い方、たとえば後から集計したり分析したりにも回せる。今は毎朝の報告に使っているだけですが、土台だけは広めに取っておきました。
おわりに
この仕組みが動き出してから、Slackに報告を手で打つ作業そのものがなくなりました。活動の記録は残るし、報告は毎朝勝手に届く。営業からしたら、しんどい手打ちが一個消えたわけです。
作ってみて思うのは、大げさな技術より現場に残っている面倒を一個ずつ潰していく発想のほうが効くんだな、ということ。今回使った部品も、正直どれもありふれたものばかりです。それでも、毎日の手間がまるっとゼロになるインパクトは、なかなか大きい。
この形は営業日報にかぎらず、ほかの報告業務にもそのまま応用できそうなので、次はどこに効かせようかと考えているところです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。